Een algemene ledenvergadering (ALV) organiseren: stappenplan voor verenigingen
De algemene ledenvergadering, of ALV, is het hoogste orgaan van een vereniging. De leden beslissen er over belangrijke zaken zoals de begroting, de contributie en de samenstelling van het bestuur. Of het nu om een sportclub, muziekvereniging, ondernemersvereniging of hobbyclub gaat: een goed georganiseerde ALV zorgt voor draagvlak.
Wat staat er in de statuten?
Begin altijd bij de statuten en het huishoudelijk reglement. Daarin staat hoe vaak de ALV bijeenkomt, hoe lang van tevoren de leden moeten worden uitgenodigd, en welke regels gelden voor stemmen en besluiten. Bij de meeste verenigingen is er minstens één keer per jaar een ALV, waarin het bestuur verantwoording aflegt over het afgelopen jaar.
Een standaardagenda
- Opening en mededelingen
- Vaststellen van de notulen van de vorige ALV
- Jaarverslag van het bestuur
- Financieel verslag en verslag van de kascommissie
- Decharge van het bestuur
- Begroting en contributie voor het komende jaar
- Bestuursverkiezing
- Benoeming van een nieuwe kascommissie
- Rondvraag en sluiting
De voorbereiding
- Stuur de stukken op tijd rond. Uitnodiging, agenda, notulen, jaarverslag en financiële stukken, zodat leden zich kunnen voorbereiden.
- Kascommissie. Laat de kascommissie ruim vooraf de boeken controleren.
- Kandidaten. Zoek tijdig kandidaten voor vacatures in het bestuur.
- Presentielijst. Leg een lijst klaar om te tekenen. Die heb je nodig voor het vaststellen van het aantal stemmen.
Zorg dat leden willen komen
Een ALV staat niet bij iedereen bovenaan het lijstje. Maak er meer van dan een formele vergadering: begin met een korte presentatie over de plannen, huldig jubilarissen of sluit af met een borrel. Houd het formele deel kort en zakelijk. Een goede voorzitter helpt daarbij, lees ook onze tips over voorzitten.
Koffie voor de leden
Bij binnenkomst een kop koffie of thee, en in de pauze nog een: dat hoort bij een ALV. Zet koffie in grote thermoskannen op een tafel bij de ingang, dan kan iedereen zelf inschenken en blijft de koffie de hele avond warm. Zo hoeven vrijwilligers niet de hele avond achter de bar te staan en kunnen ze gewoon meevergaderen.
