Een externe vergaderlocatie kiezen: 10 punten om op te letten
Soms is het eigen kantoor niet de beste plek om te vergaderen. Voor een heidag, een grote bijeenkomst of een overleg met externe partijen kies je vaak een externe vergaderlocatie. Het aanbod is groot: van hotels en congrescentra tot kastelen, boerderijen en vergaderruimtes in de stad. Waar let je op?
1. Bereikbaarheid
Hoe komen de deelnemers er? Ligt de locatie goed bereikbaar met het openbaar vervoer, of rijdt iedereen met de auto?
2. Parkeren
Is er voldoende parkeerruimte, en is die gratis? Zijn er laadpalen voor elektrische auto's?
3. De juiste zaalgrootte
Een te grote zaal voelt leeg, een te kleine benauwd. Vraag naar de capaciteit in de opstelling die jij wilt: carré, U-vorm, theater of in groepjes.
4. Daglicht en frisse lucht
Een zaal zonder ramen is na twee uur vergaderen zwaar. Daglicht en een goede ventilatie houden deelnemers scherp.
5. Techniek
Scherm of beamer, geluid, microfoons, een stabiele wifi-verbinding en voorzieningen voor hybride vergaderen. Vraag of er iemand aanwezig is die kan helpen als er iets misgaat.
6. Breakout-ruimtes
Wil je in kleine groepjes werken? Dan heb je extra ruimtes nodig, of een zaal die groot genoeg is om uiteen te gaan.
7. Catering
Goede koffie, een verzorgde lunch en rekening houden met dieetwensen. Vraag of koffie en thee de hele dag onbeperkt beschikbaar zijn, of per ronde worden berekend. Een tafel met thermoskannen in de zaal is ideaal: deelnemers pakken zelf een kop wanneer ze willen, zonder te wachten op een bediening.
8. Sfeer
Past de uitstraling bij je doel? Een strategiesessie op een landgoed voelt anders dan in een zakelijk hotel.
9. Toegankelijkheid
Is de locatie goed toegankelijk voor mensen met een beperking, met een lift en een aangepast toilet?
10. Flexibiliteit en voorwaarden
Tot wanneer kun je kosteloos annuleren of het aantal deelnemers aanpassen? Wat zit er in het dagarrangement, en wat komt erbij?
Bezoek de locatie vooraf
Foto's op een website zijn altijd mooi. Ga daarom, als het kan, vooraf even kijken. Dan weet je zeker dat de ruimte past bij wat je voor ogen hebt. Lees ook onze tips voor een heidag of strategiedag.
