Hybride vergaderen: zo betrek je collega's op kantoor én online
Sinds hybride werken normaal is geworden, zit bij veel vergaderingen een deel van de deelnemers op kantoor en een deel thuis. Dat vraagt iets extra's. Wie online meedoet, mist snel de helft van het gesprek en komt moeilijk tussen de gesprekken aan tafel door.
Techniek op orde
- Goede microfoon. Een laptopmicrofoon aan het einde van een lange tafel is niet genoeg. Gebruik een vergadermicrofoon of speakerphone midden op tafel.
- Camera op de groep. Online deelnemers willen zien wie er praat.
- Groot scherm. Zorg dat de mensen in de ruimte de online deelnemers goed zien, op ooghoogte.
- Test vooraf. Begin vijf minuten eerder, zodat technische problemen niet ten koste gaan van de vergadertijd.
Afspraken die helpen
- Iedereen in de chat. Laat ook de deelnemers op kantoor inloggen, zodat iedereen de chat en gedeelde documenten kan volgen.
- Online eerst. Geef bij een rondje de online deelnemers als eerste het woord.
- Geen zijgesprekjes. Wat aan tafel gefluisterd wordt, is online niet te volgen.
- Digitaal whiteboard. Gebruik een gedeeld bord in plaats van een flip-over in de hoek.
De rol van de voorzitter
Bij hybride vergaderen is een actieve voorzitter extra belangrijk. Kijk regelmatig naar het scherm, vraag online deelnemers expliciet om hun reactie en vat vaker samen. Sommige teams wijzen een 'online buddy' aan die in de ruimte zit en let op handopsteken en vragen in de chat.
Gelijkwaardigheid, ook in de pauze
Het informele deel blijft lastig: de koffie en het praatje na afloop. Plan daarom af en toe een vergadering waarbij iedereen fysiek aanwezig is, en maak daar echt iets van. Een tafel met verse koffie en thee in thermoskannen, iets lekkers erbij en tijd om bij te praten. Juist die momenten houden een team bij elkaar.
