Notuleren: zo maak je heldere notulen en een actielijst

Wie notuleert, legt vast wat er in een vergadering is besproken en besloten. Goede notulen voorkomen misverstanden en zorgen dat afspraken worden nagekomen. Toch vinden veel mensen notuleren lastig. Met deze tips gaat het een stuk makkelijker.

Voorbereiden

• Neem de agenda en de stukken van tevoren door.
• Maak een sjabloon met de agendapunten als kopjes, zodat je tijdens de vergadering alleen hoeft in te vullen.
• Noteer de aanwezigen en afmeldingen aan het begin.
• Ga naast de voorzitter zitten. Dan kun je makkelijk even om verduidelijking vragen.

Tijdens de vergadering

Schrijf niet alles letterlijk op. Noteer per agendapunt de kern van de discussie, de belangrijkste argumenten en vooral: het besluit. Twijfel je wat er is besloten, vraag het dan gewoon. Een goede voorzitter vat na elk punt samen, en dat is precies wat in de notulen hoort.

Verslag of besluitenlijst?

Er zijn grofweg twee vormen:

• Verslag. Een beknopte weergave van de discussie per agendapunt, met besluiten. Handig bij formele vergaderingen, zoals een bestuursvergadering of ledenvergadering.
• Besluiten- en actielijst. Alleen wat is besloten en wie wat doet voor wanneer. Ideaal voor een wekelijks werkoverleg.

De actielijst

Een actiepunt heeft altijd drie onderdelen: wat moet er gebeuren, wie doet het en wanneer is het klaar. Zet de actielijst bovenaan of onderaan de notulen, zodat hij direct opvalt.

Uitwerken

Werk de notulen zo snel mogelijk uit, liefst dezelfde dag, nu alles nog vers in je geheugen zit. Zoek daarvoor een rustige plek op, schenk een kop koffie in en werk ze in één keer uit. Laat de voorzitter meelezen voordat je ze rondstuurt. Bij formele vergaderingen worden de notulen in de volgende vergadering vastgesteld.

Meer tips voor vergaderingen lees je in een vergadering voorbereiden in vijf stappen.